Behandling av personopplysninger på nhri.no

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Norges nasjonale institusjon for menneskerettigheter (NIM) samler inn og bruker personopplysninger.

NIM, ved direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Kontakter blir lagret hos NIM i tre år etter at ingen aktivitet er registrert mellom partene.

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. NIM deler ikke personopplysninger med andre instanser.

NIM er behandlingsansvarlig for nhri.no.

Nettstatistikk

NIM samler inn opplysninger om besøkende på nhri.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Google Analytics

NIM samler inn anonymiserte opplysninger om besøkende på nhri.no via Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av personopplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt aktivt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler til å innhente ikke-personlig informasjon fra besøkende for å forbedre deres online opplevelse og tilrettelegge besøket deres på nettstedet. Nettstedet bruker informasjonskapsler for å gjenkjenne gjentatte besøkende og spore brukeratferd, samt samle sammenlagte data som muliggjør forbedring av innholdet.

Vi respekterer innstillinger for ”Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

Dersom du har en google konto kan du administrere dine innstillinger her.

Håndtering av informasjonskapsler

Frontkom har utført en grundig verifisering av cookies som er satt av nhri.no og alle inkluderte tredjeparts ressurser. Denne verifiseringen ble gjort på innholdet og embedded ressurser som er offentlig tilgjengelig på dette domenet.

Følgende HTTP informasjonskapsler brukes på NHRI.no:

Funksjonalitet/Ytelse

_ga, _gid

Ytelses relaterte cookies fra Google Universal Analytics, brukes til å skille unike brukere ved å tildele et tilfeldig generert nummer som en brukernøkkel.

Annonsering

_gat

Denne cookien lagrer ingen brukerinformasjon, den brukes til å kontrollere antall forespørsler som blir gjort til doubleclick.net

AdWords/Doubleclick bruker informasjonskapsler for å forbedre vår Google-annonsering. De ulike informasjonskapslene benyttes for å levere annonsering som er relevant for en bruker, eller for å forbedre rapporteringen om en kampanjes ytelse. Det kan også være for å unngå å vise annonser som brukeren allerede har sett.

Analyse
Google Analytics generer anonymisert statistikk om besøkende.

Vi lagrer user agent, ip-adresse og hvilken side den besøkende har besøkt i webserverens logger. Disse loggene blir utelukkende brukt til arbeid rundt feilsøking og sikkerhet, og ingen data blir trukket ut eller brukt fra disse loggene. Loggene slettes etter et gitt intervall (normalt 4 uker). Kun administratorer av webserveren (drift) har tilgang til disse.

HTTP cookies satt av tredjepartsressurser på nhri.no

Tredjeparts cookies er normalt plassert på en hjemmeside via et skript eller tagger som er lagt til på nettsiden. Noen ganger vil skript gi ekstra funksjonalitet til nettstedet, slik som at innholdet kan deles via sosiale nettverk.

Deling av innlegg eller videsende artikler på NHRI.no

Vi har lagt inn muligheten for å videresende artikler i epost og dele artikler i sosiale medier. E-post-adresser som brukes til å videresende artikler, logges ikke.
Når du deler innlegg i sosial medier, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Nyhetsbrev

NIM sender ut nyhetsbrev cirka 1 gang per måned via e-post. For at vi skal kunne sende deg e-post må du registrere en e-postadresse. Mailchimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen deles ikke med andre og slettes når du ber om det. Abonnementet stoppes når du sier opp. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Saksbehandling og arkiv

NIM bruker Ephorte som saksbehandling- og arkivsystem. Offentlig journal distribueres månedlig på nhri.no, og alle henvendelser til NIM behandles på lik linje som et vanlig brev med hensyn til taushetsplikt, journalføringsplikt og bestemmelsene i personopplysningsloven. Korrespondanse og dokumenter vil bli oppbevart og journalført av NIM på elektronisk arkiv hvor sensitive personopplysninger vil bli skjermet før journal legges på nett, men også internt fra andre saksbehandlere enn ansvarlig rådgiver. Opplysningene vil ikke bli brukt i andre sammenhenger eller av andre virksomheter. Det registreres kun grunndata.

NIM-lovens §12 omhandler dokumentoffentlighet:

Alle kan hos den nasjonale institusjonen kreve innsyn i institusjonens saksdokumenter, journaler og lignende registre, dersom ikke annet følger av institusjonens instruks. Bestemmelsene i offentleglova gjelder tilsvarende, så langt de passer, med de presiseringer og unntak som følger av instruksen. Det samme gjelder forskrift gitt med hjemmel i offentleglova, hvis ikke Stortingets presidentskap beslutter noe annet.

Direktøren, eller den direktøren bemyndiger, avgjør om et dokument helt eller delvis skal unntas fra offentlighet. Slike avgjørelser kan påklages til styret.

Stortingets instruks til NIM har også en bestemmelse om dokumentoffentlighet i § 8.

Dokumenter som utveksles mellom Stortinget og den nasjonale institusjonen og som gjelder institusjonens budsjett og interne administrasjon, kan unntas offentlighet. Det kan kreves innsyn i det offentlige innholdet av journal som institusjonen fører for registrering av dokument i de sakene som opprettes. Arkivloven og arkivforskriften gjelder tilsvarende så langt de passer på institusjonens virksomhet.

E-post og telefon

NIM benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

NIMs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli videresendt til kollegaer eller arkivert.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler logges ikke. Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i NIMs lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

NIM bruker en WordPress utvidelse til påmelding om av arrangement. I disse systemene kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om eventuelle allergier og behov for tilretteleggelse.

Deltakere på våre seminarer er internt arkivverdig informasjon som vil bli arkivert som skjermet.

Personopplysninger vi får inn ved påmelding til arrangement blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene slettes fra våre systemer innen tre år etter siste registrerte aktivitet på kontakten. Unntak fra dette er opplysninger NIM plikter å oppbevare av arkivverdighet eller regnskapsmessige eller årsaker. NIM vil ha en kopi av påmeldingsopplysningene som oppbevares inntil tre år av statistikkhensyn.

Opplysninger om ansatte

NIM behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Direktøren har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Styret har også besluttet at det skal føres oversikt over ansattes verv for å verne om NIMs uavhengighet.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og publiseres på NIMs nettsider.

Stillingssøknader som utlyses på JobbNorge blir lagret der men ikke arkivert.  Alle søknader på trainee- eller praktikantstillinger blir arkivert. Kun nåværende og tidligere ansatte har personalmappe i vårt arkivsystem.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. NIM har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. Se også vår temaside om retten til personvern. De som er registrert i en av NIMs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger NIM har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller portert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: info@nhri.no
Telefon: +47 23 31 69 70
Postadresse: Postboks 299, Sentrum, 0103 Oslo